Hitelesítés és aláírási címpéldány
Záradéki tanúsítványok
A közjegyzői okiratok két típusa: az ügyleti okiratok és a ténytanúsító okiratok (tanúsítványok). A közjegyző a tanúsítványban a jogi jelentőségű tényeket jegyzőkönyvi vagy záradéki formában tanúsítja közhitelesen. Ennek alapján a közjegyzői tanúsítványoknak két formája létezik:
- jegyzőkönyvi tanúsítványok és
- záradéki tanúsítványok
A záradéki tanúsítványok közül a leggyakoribbak:
- hiteles másolat egy okiratról
- aláírás és kézjegy valódiságáról készített tanúsítvány
- közhitelességű nyilvántartás tartalmáról készített tanúsítvány
A záradéki tanúsítvány is közokirat, amely akár papír alapon, akár elektronikus formában kiállítható.
Másolat hitelesítés
A másolat hitelesítésnek nevezett közjegyzői tevékenység során a közjegyző arról állít ki tanúsítványt, hogy az általa készített másolat az előtte felmutatott okirattal megegyező.
Ennek során a közjegyző a másolatot összehasonlítja azzal az okirattal, amelyről a másolat készült és a másolatnak ezzel az okirattal való megegyezését – a másolat túloldalán vagy a másolathoz nemzeti szalaggal hozzáfűzött külön íven elhelyezett – hitelesítési záradékkal tanúsítja. Ezt nevezik hiteles másolatnak.
Fontos kiemelni, hogy a közjegyző csak akkor hitelesítheti az okirat másolatát, ha jól olvasható az az okirat, amelyről a másolat készült. Amennyiben az eredeti okirat elmosódott, vagy nagy mértékben megrongálódott, nem lehet róla hiteles másolatot készíteni.
Aláírás hitelesítés és Aláírási címpéldány
A közjegyző névaláírás vagy kézjegy valódiságát akkor tanúsítja, ha a fél az okiratot a közjegyző előtt írja alá, vagy az okiraton lévő aláírást a közjegyző előtt a sajátjának ismeri el. A fél személyazonosságáról a közjegyzőnek a tanúsítvány kiadása előtt meg kell győződnie.
A közjegyző mind a magánszemély fél, mind pedig a jogi személy fél képviseletében eljáró magánszemély aláírásának vagy kézjegyének valódiságát tanúsíthatja. Képviselő útján történő eljárás során a közjegyző kötelessége, hogy a képviselő képviseleti jogosultságáról megfelelő módon meggyőződjön. Amennyiben valamely közhiteles nyilvántartásban (cégnyilvántartás, civil szervezetek nyilvántartása) a képviselő megfelelő módon fel van tüntetve, a közjegyző erről a közhiteles nyilvántartás tartalmából győződik meg. Abban az esetben azonban, ha a közjegyző ilyen módon nem tudja ellenőrizni a képviseleti jogot, a félnek kell igazolnia azt megfelelő, eredeti dokumentumok felmutatásával (pl.: alapító okirat, alapszabály, kinevezési okmány stb).
Idegen nyelvű okiraton történő névaláírás vagy kézjegy valódiságának a tanúsítása során, ha a fél az okirat nyelvét nem érti, akkor a Pp. szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat létrejöttének további feltétele, hogy a közjegyző (mint hitelesítő személy) az okirat tartalmát a félnek megmagyarázza. Amennyiben a közjegyző nem rendelkezik az okirat nyelve szerinti nyelvi jogosítvánnyal, tolmács igénybevételével tud ennek eleget tenni. Ugyanez az eljárás valósul meg abban az esetben is, ha a fél nem tud olvasni.
Aláírási címpéldány készítése során, amennyiben a fél az aláírási címpéldány-tervezetet maga készíti el és azt a közjegyző rendelkezésére bocsátja, a közjegyző csupán a névaláírás valódiságának tanúsítását végzi el. Amennyiben szeretnék, hogy az aláírási címpéldány minden kétséget kizáróan megfeleljen a jogszabályi rendelkezéseknek, a fél kérésére a közjegyző maga is elkészítheti az aláírási címpéldány-tervezetet. Ezt az egyetlen kivételt leszámítva azonban a közjegyző magánokirat-tervezetet nem készíthet.
Fontos kiemeli, hogy az aláírási címpéldány a jogi személy képviselője aláírásának vagy kézjegyének valódiságát tanúsítja, a képviseleti jog fennállását azonban nem.